{"id":5589,"date":"2022-12-05T05:01:00","date_gmt":"2022-12-05T05:01:00","guid":{"rendered":"http:\/\/ianews.com.br\/?p=5589"},"modified":"2022-12-02T11:19:44","modified_gmt":"2022-12-02T11:19:44","slug":"como-aliar-a-cultura-paperless-a-otimizacao-de-processos-na-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ianews.com.br\/como-aliar-a-cultura-paperless-a-otimizacao-de-processos-na-empresa\/","title":{"rendered":"<strong>Como aliar a cultura paperless \u00e0 otimiza\u00e7\u00e3o de processos na empresa<\/strong>"},"content":{"rendered":"\n<p>Por <a href=\"https:\/\/www.linkedin.com\/in\/mariogama\/?originalSubdomain=br\">Mario Gama<\/a>, Solution Sales Lead Services da SoftwareONE<\/p>\n\n\n\n<p>Rastreabilidade de documenta\u00e7\u00e3o, big data, computa\u00e7\u00e3o em nuvem, conformidade com a LGPD e&nbsp;<a href=\"http:\/\/bit.ly\/3AZLWPu\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">digitaliza\u00e7\u00e3o<\/a>&nbsp;s\u00e3o algumas das vantagens da ado\u00e7\u00e3o paperless nas empresas. Esse movimento que come\u00e7ou h\u00e1 cerca de 10 anos e hoje tornou-se um requisito de neg\u00f3cio para a maioria das companhias, pois otimiza a\u00e7\u00f5es, traz prote\u00e7\u00e3o para os dados e est\u00e1 intimamente ligado ao processo de evolu\u00e7\u00e3o digital. N\u00e3o se trata de um custo, mas de um investimento, que ali\u00e1s, se paga muito r\u00e1pido.<\/p>\n\n\n\n<p>Para contextualizar, a import\u00e2ncia da ado\u00e7\u00e3o dessa cultura,&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.terra.com.br\/noticias\/profissionais-perdem-um-mes-por-ano-procurando-informacoes,368a2c6de755088c9601be86966a5b813dkoinfl.html\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">dados<\/a>&nbsp;da Associa\u00e7\u00e3o Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) mostram que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano procurando informa\u00e7\u00f5es, devido a problemas com o armazenamento inadequado ou desorganiza\u00e7\u00e3o dos arquivos.<\/p>\n\n\n\n<p>O estudo aponta ainda que a cada 12 segundos um documento \u00e9 perdido nas empresas. E mapeia que a m\u00e9dia di\u00e1ria de tempo gasto por colaboradores para procurar documentos perdidos entre os departamentos \u00e9 de duas horas.<\/p>\n\n\n\n<p>Isso mostra que quem n\u00e3o est\u00e1 tecnologicamente avan\u00e7ado tem uma demanda muito grande de a\u00e7\u00f5es que atrasam o tr\u00e2mite de uma s\u00e9rie de procedimentos. A cultura paperless, por sua vez, pode ser implementada especialmente pela digitaliza\u00e7\u00e3o de documentos e a continuidade do processo no meio digital. H\u00e1 ainda a ado\u00e7\u00e3o de sistemas de&nbsp;<a href=\"http:\/\/bit.ly\/3gTS7xF\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">assinatura digital<\/a>, que tamb\u00e9m corroboram com a pr\u00e1tica e trazem grandes ganhos \u00e0s empresas.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Por que investir em paperless?<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>A migra\u00e7\u00e3o para o digital \u00e9 uma tend\u00eancia para uma s\u00e9rie de \u00e1reas de todo tipo de empresa que trabalha com papel, impressora e assinatura, das menores \u00e0s maiores. Entre os motivos que faz do paperless uma a\u00e7\u00e3o estrat\u00e9gica est\u00e1 o fato de o custo para manter uma documenta\u00e7\u00e3o f\u00edsica armazenada ser muito alto. Al\u00e9m disso, h\u00e1 um grande risco de perda dessas informa\u00e7\u00f5es. Sem contar na dificuldade de localiza\u00e7\u00e3o.<\/p>\n\n\n\n<p>Destacam-se tamb\u00e9m ganhos ambientais. De acordo com informa\u00e7\u00f5es da&nbsp;<a href=\"https:\/\/www.wwf.org.br\/?14001\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">WWF Brasil<\/a>, a produ\u00e7\u00e3o de uma tonelada de papel novo consome de 50 a 60 eucaliptos e 100 mil litros de \u00e1gua. Portanto, a ado\u00e7\u00e3o da cadeia digital de documenta\u00e7\u00e3o faz jus ao que muitas empresas atestam em suas miss\u00f5es e valores.<\/p>\n\n\n\n<p>Com a cultura paperless implementada, \u00e9 poss\u00edvel digitalizar processos contratuais e diversas documenta\u00e7\u00f5es. Assim se otimiza a&nbsp;<a href=\"http:\/\/bit.ly\/3UhrSyM\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">gest\u00e3o<\/a>, escala o tempo de busca de informa\u00e7\u00e3o, traz seguran\u00e7a e trata o dado de forma inteligente, mitigando riscos como o extravio de documentos.<\/p>\n\n\n\n<p>Pensando em um exemplo pr\u00e1tico e pr\u00f3ximo de muitos: bancos digitais. J\u00e1 n\u00e3o \u00e9 mais necess\u00e1rio assinar documento impresso, escanear e mandar. Tudo isso pode ser feito digitalmente, com valor legal.<\/p>\n\n\n\n<p>Trazendo para a realidade das empresas, as informa\u00e7\u00f5es que o RH levaria um m\u00eas para coletar, pelo modelo tradicional, com a ado\u00e7\u00e3o da ferramenta de assinatura digital, passa a ser realizado em uma semana. Isso porque, \u00e9 poss\u00edvel mandar, em um \u00fanico clique, informa\u00e7\u00f5es para todos os funcion\u00e1rios e receber isso de forma autom\u00e1tica. Al\u00e9m da redu\u00e7\u00e3o de custo, h\u00e1 uma expressiva economia de tempo.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Passo a passo para se tornar uma empresa paperless<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>O primeiro e mais importante passo \u00e9 a empresa entender que n\u00e3o se trata de um gasto, mas de um investimento de retorno r\u00e1pido. Certa disso, \u00e9 momento de decidir se essa migra\u00e7\u00e3o ser\u00e1 feita internamente ou por meio da contrata\u00e7\u00e3o de uma empresa parceira, levando em considera\u00e7\u00e3o a necessidade de softwares, hardwares, consultoria e tamb\u00e9m capacita\u00e7\u00e3o e treinamento dos colaboradores.<\/p>\n\n\n\n<p>\u00c9 fundamental que as empresas contem com scaners r\u00e1pidos e precisos, sem contar no GED (Gerenciamento Eletr\u00f4nico de Documentos), um conjunto de sistemas tecnol\u00f3gicos que permite capturar, processar, armazenar, indexar, compartilhar e fazer backup de documentos e informa\u00e7\u00f5es de uma empresa.<\/p>\n\n\n\n<p>O ideal, neste contexto, \u00e9 realizar um levantamento, entender em que momento a empresa est\u00e1 em seu processo de digitaliza\u00e7\u00e3o e qual o volume de documenta\u00e7\u00e3o que ser\u00e1 movimentado por ano. Tamb\u00e9m \u00e9 importante descobrir se a companhia j\u00e1 conta com algum sistema de gerenciamento de documentos e mapear quais setores podem se beneficiar disso. Ent\u00e3o, h\u00e1 um processo de prioriza\u00e7\u00e3o da digitaliza\u00e7\u00e3o e consulta de especialistas que tenham conhecimento para, ap\u00f3s a digitaliza\u00e7\u00e3o, se criar uma continuidade do processo de forma 100% digital.<\/p>\n\n\n\n<p>Ap\u00f3s essa coleta de informa\u00e7\u00f5es basta atestar o custo-benef\u00edcio, levando em conta o valor de investimento total comparado ao gasto de hora por trabalhador, espa\u00e7o f\u00edsico utilizado para armazenar grandes quantidades de papel, sem contar na possibilidade de perder documenta\u00e7\u00f5es extremamente sigilosas ou sens\u00edveis.<\/p>\n\n\n\n<p>O tempo de implementa\u00e7\u00e3o, por sua vez, est\u00e1 diretamente ligado ao volume da documenta\u00e7\u00e3o que a empresa tem e a equipe dispon\u00edvel para isso, que pode variar de semanas a anos.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>LGPD<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>A&nbsp;<a href=\"http:\/\/bit.ly\/3FkwTCB\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">LGPD<\/a>&nbsp;\u00e9 um direito do cidad\u00e3o e ela prev\u00ea que as empresas que manipulam informa\u00e7\u00f5es pessoais tenham controle para que estas possam ser editadas se exigidas pelo usu\u00e1rio. Nesse sentido, aplicar LGPD para ambiente em papel, \u00e9 um desafio muito grande para as empresas, pois reflete em alto custo e dif\u00edcil manejo.<\/p>\n\n\n\n<p>J\u00e1 a documenta\u00e7\u00e3o digital, permite agilidade e maior facilidade de cumprir com as normas. Por exemplo, ao receber uma notifica\u00e7\u00e3o ou um questionamento, a empresa tem 48 horas para contestar ou responder, o que \u00e9 invi\u00e1vel dependendo da quantidade de documentos f\u00edsicos. Isso faz com que as empresas, cada vez mais, adotem o paperless para ajudar na conformidade da LGPD e tamb\u00e9m para localizar os dados no tempo adequado que a lei requisita.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, o fato de ter o documento digital devidamente assinado pelos \u00f3rg\u00e3os de certifica\u00e7\u00e3o com o ICP Brasil, garante a integridade do documento, bem como a confidencialidade e a disponibilidade, tr\u00eas itens requeridos na manipula\u00e7\u00e3o de documentos, do ponto de vista de seguran\u00e7a da informa\u00e7\u00e3o e de privacidade de dados.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Tecnologia paperless<\/strong><\/p>\n\n\n\n<p>As tecnologias para implementa\u00e7\u00e3o de paperless permitem backup e replica\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o, por vezes com um custo relativamente baixo. Junto a isso, existem ferramentas modernas de leitura desses documentos e consolida\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es em data lakes, que permitem buscas mais r\u00e1pidas que as de um documento f\u00edsico.<\/p>\n\n\n\n<p>Quando o assunto \u00e9 a transforma\u00e7\u00e3o do documento para o digital, tamb\u00e9m h\u00e1 uma preocupa\u00e7\u00e3o com a garantia do acesso dele no futuro. O mercado hoje conta com tecnologias como um gerador de PDF, que assegura que o arquivo abra aqui a 25 anos, por exemplo, tudo isso amparado em um padr\u00e3o ISO.<\/p>\n\n\n\n<p>Um dos maiores desafios nesse processo \u00e9 convencer os conservadores, que muitas vezes preferem fazer altos investimentos anuais para armazenamento em grandes galp\u00f5es, porque a lei prev\u00ea a necessidade do documento f\u00edsico. Mas, o questionamento que fica \u00e9: e se o local pegar fogo, o que acontece com essa informa\u00e7\u00e3o? Por que n\u00e3o se resguardar com o f\u00edsico e o digital at\u00e9 que os \u00f3rg\u00e3os competentes formalizem essa digitaliza\u00e7\u00e3o?&nbsp;<\/p>\n\n\n\n<p>Para casos como esse, as ferramentas ainda permitem a op\u00e7\u00e3o de download e upload, em que o documento digital \u00e9 baixado e impresso, para tradicional assinatura, e ent\u00e3o escaneado e arquivado, respeitando o processo de transforma\u00e7\u00e3o digital do usu\u00e1rio.<\/p>\n\n\n\n<p>Desta forma, as ferramentas para digitaliza\u00e7\u00e3o e assinatura digital, sendo amig\u00e1veis e simples, permitem integra\u00e7\u00e3o com plataformas de SAP, Workday ou ERP e a conex\u00e3o dessas tecnologias, garante que um documento seja enviado para assinatura por meio da plataforma que a empresa j\u00e1 est\u00e1 acostumada.<\/p>\n\n\n\n<p>Do ponto de vista de seguran\u00e7a, as ferramentas ainda permitem respeitar todos os padr\u00f5es existentes no mercado, para diferentes \u00e1reas, desde o mercado financeiro (SOX, GBLA e BSA) at\u00e9 a \u00e1rea de sa\u00fade (HIPAA), inclusive GDPR, NIST ISO entre outras. Tudo isso em um ambiente de f\u00e1cil usabilidade comercial.<\/p>\n\n\n\n<p>Al\u00e9m disso, especialmente para projetos robustos e bem estruturados, a busca por parceiros \u00e9 bastante assertiva para identificar a necessidade de neg\u00f3cio e ent\u00e3o converter em um processo digital.<\/p>\n\n\n\n<p>Assim, a preocupa\u00e7\u00e3o das empresas com a ado\u00e7\u00e3o paperless deve ultrapassar as preocupa\u00e7\u00f5es com gastos e projetar os ganhos em produtividade e moderniza\u00e7\u00e3o que isso representa. E, a cada dia, melhores processos ser\u00e3o implementados e mais otimizados estar\u00e3o os departamentos, resultando em uma ascendente evolu\u00e7\u00e3o digital.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Por Mario Gama, Solution Sales Lead Services da SoftwareONE Rastreabilidade de documenta\u00e7\u00e3o, big data, computa\u00e7\u00e3o em nuvem, conformidade com a LGPD e&nbsp;digitaliza\u00e7\u00e3o&nbsp;s\u00e3o algumas das vantagens da ado\u00e7\u00e3o paperless nas empresas. 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